[Олег Попов]

Коллеги!

Давно хотел поинтересоваться. Речь пойдет о малых отелях. Как у вас поставлено взаимодействие с бухгалтерией?

Как это происходит у нас сейчас. Усложняется у нас все тем, что бухгалтер не сидит непосредственно в гостинице, а находится, грубо говоря, на другом конце города в офисе.

Организация на УСН. При оплатах за наличные вопросов нет - касса, ежедневная отчетность. При оплатах по безналу соответственно выставляется счет непосредственно в гостинице. Поступающие оплаты бухгалтер ежедневно присылает в гостиницу в виде выписки. После оказания услуг - закрывающий акт выполненных работ, тоже соответственно создается в гостинице. Т.е. у бухгалтера нету информации, какая оплата каким актом закрывается, пока я им эту информацию не передам, либо пока они не получат оригинал нашего же акта. Постоянно проблемы с актами сверок и т.п.

Вот сейчас думаю обновлять PMS, в которой будет возможность вести "безнальные" документы, с возможностью удаленного доступа для бухгалтера (в идеале ныне популярные облачные сервисы). Было бы отлично иметь выгрузку из PMS в 1C (для бухгалтера), но думаю от облачных PMS ждать такого функционала не стоит.

Скажите, как у вас подобная работа построена? И в правильном ли направлении я думаю?

[Oleg Vereshchaka]

Работаете в правильном направлении - однозначно.
Только полноценный программный комплекс снимет все вопросы.
Касаемо того, что есть сейчас - почему акт выполненных работ формирует не бухгалтер?

[Евгения Коз]

Касаемо того, что есть сейчас - почему акт выполненных работ формирует не бухгалтер?

И у нас  отель сам формирует акты выполненных работ, выписывает счета, подписывает сверки. Бухгалтерия в другом регионе и основной вид деятельности предприятия к отелям отношения не имеет. Поэтому все проверяем в отеле и высылаем в бухгалтерию только сверки взаиморасчетов и просьбы подтвердить получение средств. 

Иногда в пик сезона хотелось бы бухгалтерию поближе или часовой пояс, а так справляемся. Выходим из положения разделением труда)))) Налоговая система упрощенная.

[Олег Попов]

Работаете в правильном направлении - однозначно.
Только полноценный программный комплекс снимет все вопросы.
Касаемо того, что есть сейчас - почему акт выполненных работ формирует не бухгалтер?

 

Без доступа к PMS у бухгалтера нет информации о датах проживания и фамилиях гостей, чтобы корректно закрыть акт. И потом, если не поступила оплата, бухгалтер вообще не знает, что есть какое-то неоплаченное проживание, по которому выставлен счет. Напомню, что бухгалтер не сидит в гостинице. Для этого и хочу, чтоб в PMS был мало-мальский бухгалтерский учет (счета, акты, сверка), а еще лучше, чтоб в PMS автоматически формировался акт после оказания услуг (после выезда), это бы значительно упростило жизнь как сотрудникам в отеле, так и бухгалтерии.

Насчет "полноценного программного комплекса" - думаю в маленьком отеле он без надобности. Потенциал будет использоваться процентов на 30 всего... А денег стоит, сами понимаете.

Вот я еще не озадачился поиском PMS под себя, но бухглатерский момент будет иметь ключевое значение. Подозреваю, что в Ecvi от Эдельвейс это все есть. Надо будет выбрать все же время и ознакомится с демками всех актуальных на данный момент PMS...

[Oleg Vereshchaka]

Понимаю, конечно, что работая на "упрощенке" есть возможность не заморачиваться с наличием бухгалтера на месте и прочим. Однако мелкие проблемы (несвоевременность информирования об оплатах, акты и тд) зачастую трансформируются в большие неприятности иммиджевого характера...
Специфика организации учета мини-отелей мне, к сожалению, не знакома, но своевременность и достоверность бухгалтерской информации имеет огромное значение для полноценной опердеятельности. Ведь не зря здесь, время от времени, появляются такие темы.

[Oleg Vereshchaka]

Работаете в правильном направлении - однозначно.
Только полноценный программный комплекс снимет все вопросы.
Касаемо того, что есть сейчас - почему акт выполненных работ формирует не бухгалтер?

 
Без доступа к PMS у бухгалтера нет информации о датах проживания и фамилиях гостей, чтобы корректно закрыть акт. И потом, если не поступила оплата, бухгалтер вообще не знает, что есть какое-то неоплаченное проживание, по которому выставлен счет. Напомню, что бухгалтер не сидит в гостинице. Для этого и хочу, чтоб в PMS был мало-мальский бухгалтерский учет (счета, акты, сверка), а еще лучше, чтоб в PMS автоматически формировался акт после оказания услуг (после выезда), это бы значительно упростило жизнь как сотрудникам в отеле, так и бухгалтерии.
Насчет "полноценного программного комплекса" - думаю в маленьком отеле он без надобности. Потенциал будет использоваться процентов на 30 всего... А денег стоит, сами понимаете.
Вот я еще не озадачился поиском PMS под себя, но бухглатерский момент будет иметь ключевое значение. Подозреваю, что в Ecvi от Эдельвейс это все есть. Надо будет выбрать все же время и ознакомится с демками всех актуальных на данный момент PMS...

Олег, прекрасно понимаю о чем Вы говорите.
Говоря "полноценный", ни в коем случае не имел в виду дорогостоящие решения решения, без коих не обойтись крупным отелям. Ведь можно и "подручными" средствами организовать полноценную работу.

[Ilya Basalyga]

...с возможностью удаленного доступа для бухгалтера (в идеале ныне популярные облачные сервисы)...

Не путайте мягкое с кислым) Возможность удаленного доступа это совершенно необязательно облачный сервис. При наличии нормального интернета в отеле можно прекрасно работать через стандартный виндовский RDP.

[Олег Попов]

 

...с возможностью удаленного доступа для бухгалтера (в идеале ныне популярные облачные сервисы)...

Не путайте мягкое с кислым) Возможность удаленного доступа это совершенно необязательно облачный сервис. При наличии нормального интернета в отеле можно прекрасно работать через стандартный виндовский RDP.

 

 

Это Вы не перевирайте мои слова. Я не говорил, что только облачный сервис гарантирует удаленные решения. Просто это самый простой выход, при том, что все больше и больше разработчиков последнее время предлагают именно облачные продукты с акцентом на доступ откуда угодно. Стандартными средствами типа удаленных десктопов, естественно, все организовать можно, но это уже на столько прошлый век... Уважающие себя разработчики PMS предлагают работу с одной базой на нескольких рабочих местах, что в большинстве своем и подразумевает удаленный доступ. 

PS: что-то советов и практических ответов, как все организовано у других я пока так и не увидел... Как мне казалось взаимодействие отеля с бухгалтерией очень насущный для многих вопрос....

[Ilya Basalyga]

PS: что-то советов и практических ответов, как все организовано у других я пока так и не увидел... Как мне казалось взаимодействие отеля с бухгалтерией очень насущный для многих вопрос....

У нас весь документооборот, в т.ч. акты, безналичные оплаты и т.д ведется именно в PMS. Информацию по оплатам бухгалтер вносит в PMS. В 1С-Бухгалтерию все это выгружается исключительно для бухучета. Управляющий, когда не на месте, все видит через RDP. Почему он у вас вызывает такой скепсис, не вполне понимаю..

[Олег Попов]

 

PS: что-то советов и практических ответов, как все организовано у других я пока так и не увидел... Как мне казалось взаимодействие отеля с бухгалтерией очень насущный для многих вопрос....

У нас весь документооборот, в т.ч. акты, безналичные оплаты и т.д ведется именно в PMS. Информацию по оплатам бухгалтер вносит в PMS. В 1С-Бухгалтерию все это выгружается исключительно для бухучета. Управляющий, когда не на месте, все видит через RDP. Почему он у вас вызывает такой скепсис, не вполне понимаю..

 

 

Нет, скепсис у меня это не вызывает - вполне рабочее решение. Просто в моем случае, поскольку я в перспективе буду выбирать новую PMS, в том числе и для решения бухгалтерских вопросов, я буду склоняться к системе, которая уже имеет возможность удаленного доступа.

Кстати, а какую PMS используете Вы?

[Ilya Basalyga]

Нет, скепсис у меня это не вызывает - вполне рабочее решение. Просто в моем случае, поскольку я в перспективе буду выбирать новую PMS, в том числе и для решения бухгалтерских вопросов, я буду склоняться к системе, которая уже имеет возможность удаленного доступа.
Кстати, а какую PMS используете Вы?

1С-Отель. Но вышеуказанное решение удобно еще тем, что, кроме доступа к PMS, обеспечивает доступ к многому другому, например, камерам наблюдения.