[Наталья К]

Доброе время суток! Возможно, данный вопрос уже рассматривался в темах сайтах, но я,к сожалению, не нашла обсуждения по нему. Ситуация следующая: в гостинице есть контрагенты и партнеры, с которыми мы работаем по договору, а есть "единовременные" партнеры, которые селят своих сотрудников не очень часто и с которыми договора на оказание гостиничных услуг нет. Когда встает вопрос по оплате счета (если гость уже прожил), то начинаются затяжные телефонные разговоры с менеджером, секретарем, бухгалтером, главным бухгалтером и т.д. При "позитивных" стечениях обстоятельств вопрос задолженности решается за месяц, однако, тратить время на переговоры тоже не очень хочется. Знаю, что есть  форма счет-договор, который позволяет без подписания договора оговорить основные моменты по штрафам, срокам оплаты, пени и ответственности сторон (на счете-договоре необходимы подписи двух сторон). Возникают следующие вопросы:

1. Использует ли кто-то такую формы договорных отношений с партнерами?

2. Как корректно, с юридической точки зрения, составить данный счет-договор?

3. И какой опыт использования такой системы?

 

спасибо

[Oleg Vereshchaka]

В таких случаях, желательно иметь договор...

На договоре-счёте (с формой для подписей) , дабы он был действителен, нужно иметь подпись контрагента. Это возможно, конечно, если проживает представитель контрагента имеющий право подписи (и печать). Иначе - как бы грамотно он ни был составлен, он не будет иметь юридической силы в плане Ваших "хотелок".

Рекомендую заключить договор и иметь чёткие рычаги влияния на нерадивых плательщиков.

[Наталья К]

В таких случаях, желательно иметь договор...

На договоре-счёте (с формой для подписей) , дабы он был действителен, нужно иметь подпись контрагента. Это возможно, конечно, если проживает представитель контрагента имеющий право подписи (и печать). Иначе - как бы грамотно он ни был составлен, он не будет иметь юридической силы в плане Ваших "хотелок".

Рекомендую заключить договор и иметь чёткие рычаги влияния на нерадивых плательщиков.

Предполагается высылать счет-договор партнерам без заключенных договоров до момента заезда гостя и в ответном письме уполномоченное лицо присылает скан-копию подписанного счета-договора.

Конечно же желательно иметь договор, но если они бронируют первый раз на одни сутки по безналу, где гарантия того,что оплата счета будет,если не успевают оплатить до заезда гостя.  Брать с каждого гарантийное письмо об оплате или просить скинуть ремарку об оплате тоже не совсем удобно...

[Oleg Vereshchaka]

Слишком "мудрёная" схема получается. Это при том, что сегодня масса вариантов как оплатить номер.

Кроме того, всегда есть возможность заселить гостя без оплаты и есть время до выезда гостя (если средства, действительно, оплачены).

[Наталья К]

Слишком "мудрёная" схема получается. Это при том, что сегодня масса вариантов как оплатить номер.

Кроме того, всегда есть возможность заселить гостя без оплаты и есть время до выезда гостя (если средства, действительно, оплачены).

А если это выходной день? Гость заехал в пятницу, счет вроде как оплатили(может даже действительно оплатили) но оплату мы увидим только в понедельник. Выезжает гость рано утром в понедельник

[Ilya Basalyga]

Мы обычно требуем, чтбы счет был оплачен к моменту заезда. Если не успевают оплатить - делаем преавторизацию по карте гостя на стоимость проживания. Нет карты или денег на ней - берем наличные, а по приходу безнала делаем возврат.

 

Кроме того, оплата обычно видна в тот же день после 19.00.

[Наталья К]

Мы обычно требуем, чтбы счет был оплачен к моменту заезда. Если не успевают оплатить - делаем преавторизацию по карте гостя на стоимость проживания. Нет карты или денег на ней - берем наличные, а по приходу безнала делаем возврат.

 

Кроме того, оплата обычно видна в тот же день после 19.00.

Согласна, но если гость приехал в командировку и у него из наличных только 2000 руб, на карте денег нет и это выходной день (вот такой вот несчастный человек ) не будем же мы его выставлять на улицу. И у нас бухгалтерия работает только до 18.00, то есть увидеть оплату после 19.00 не можем, только на следующий день

[Стрельников Сергей Анатольевич]

 

Мы обычно требуем, чтбы счет был оплачен к моменту заезда. Если не успевают оплатить - делаем преавторизацию по карте гостя на стоимость проживания. Нет карты или денег на ней - берем наличные, а по приходу безнала делаем возврат.

 

Кроме того, оплата обычно видна в тот же день после 19.00.

Согласна, но если гость приехал в командировку и у него из наличных только 2000 руб, на карте денег нет и это выходной день (вот такой вот несчастный человек ) не будем же мы его выставлять на улицу. И у нас бухгалтерия работает только до 18.00, то есть увидеть оплату после 19.00 не можем, только на следующий день

 

Цитата из довольно известного фильма: "А можно вечером стулья, а деньги утром? - Можно, но деньги вперед"

[Oleg Vereshchaka]

 

 И у нас бухгалтерия работает только до 18.00, то есть увидеть оплату после 19.00 не можем, только на следующий день

 

Не понимаю такого... Даже проблемой это смешно назвать... И тем не менее, это присутствует в большинстве "наших" отелей

[Ilya Basalyga]

Согласна, но если гость приехал в командировку и у него из наличных только 2000 руб, на карте денег нет и это выходной день (вот такой вот несчастный человек  ) не будем же мы его выставлять на улицу. И у нас бухгалтерия работает только до 18.00, то есть увидеть оплату после 19.00 не можем, только на следующий день

 

Гостя пожалеть, бухгалтерию в 18 отпустить, не иметь сомнительной дебиторки. Лишнее зачеркните

 

Кстати, практика показывает, что, когда проявляешь жесткость, у таких несчастных вдруг волшебным образом находятся деньги

[Андрей Крымский]

Мы обычно требуем, чтбы счет был оплачен к моменту заезда. Если не успевают оплатить - делаем преавторизацию по карте гостя на стоимость проживания. Нет карты или денег на ней - берем наличные, а по приходу безнала делаем возврат.

 

Кроме того, оплата обычно видна в тот же день после 19.00.

мы делаем так же. Про классические стулья тоже верно подмечено

[Наталья К]

То есть, как я понимаю, никто не задавался вопросом создания счета-договора на проживание...

Однако, я не совсем согласна с жесткостью мер по требованию оплаты счета до заезда или взымания денег с гостя, если его организация не успела оплатить проживание сотрудника. Помимо бизнеса, гостиницы в первую очередь являются сферой обслуживания и поиск новых компромиссов для удержания клиентов (учитывая,что рынок гостиничных услуг практически переполнен (по крайней мере в нашем городе( Оренбург)) вполне адекватная позиция. Предлагая новые условия бронирования, без заключения договора, а только после подписания счета-договора можно лояльно настроить к себе гостей и партнеров.

 

 

 

 И у нас бухгалтерия работает только до 18.00, то есть увидеть оплату после 19.00 не можем, только на следующий день

 

Не понимаю такого... Даже проблемой это смешно назвать... И тем не менее, это присутствует в большинстве "наших" отелей

 

Уточните, пожалуйста, что именно здесь смешного?

Если у нас небольшой отель, то да, управленческий персонал, в том числе и бухгалтерия у нас работает до 18.00, суббота и воскресенье выходные дни. Администраторы не имеют доступ к выпискам по оплате счетов и, соответственно, если оплату можно увидеть только после 19.00, то это только следующий рабочий день, а если это пятница, то вообще - понедельник.

 

 

Что касаемо предавтоматизации по карте гостя - у нас нет системы, позволяющей дистанционно блокировать деньги на банковской карте гостя.

[Oleg Vereshchaka]

Наталья, вот, как раз, избавившись от "компромиссов" и "полумер" Вы сможете конкурировать.

Рискну посоветовать:

- организуйте себе (либо бухгалтеру) онлайн доступ к расчётному счёту (можно в режиме просмотра) и Вы избавитесь от "не видим оплат" раз и надолго;

- максимально используйте современный "платёжный инструментарий" (на сегодня - это 2-3 гарантированные альтернативы);

- проявляя максимальную лояльность к гостю, настоятельно требуйте соблюдения им "правил отеля" (фин. дисциплины - в первую очередь).

[Карпов Андрей Аркадьевич]

Доброе время суток! Возможно, данный вопрос уже рассматривался в темах сайтах, но я,к сожалению, не нашла обсуждения по нему. Ситуация следующая: в гостинице есть контрагенты и партнеры, с которыми мы работаем по договору, а есть "единовременные" партнеры, которые селят своих сотрудников не очень часто и с которыми договора на оказание гостиничных услуг нет. Когда встает вопрос по оплате счета (если гость уже прожил), то начинаются затяжные телефонные разговоры с менеджером, секретарем, бухгалтером, главным бухгалтером и т.д. При "позитивных" стечениях обстоятельств вопрос задолженности решается за месяц, однако, тратить время на переговоры тоже не очень хочется. Знаю, что есть  форма счет-договор, который позволяет без подписания договора оговорить основные моменты по штрафам, срокам оплаты, пени и ответственности сторон (на счете-договоре необходимы подписи двух сторон). Возникают следующие вопросы:
1. Использует ли кто-то такую формы договорных отношений с партнерами?
2. Как корректно, с юридической точки зрения, составить данный счет-договор?
3. И какой опыт использования такой системы?
 
спасибо

А зачем огород городить? Почему нельзя просто выписать счет на оплату Ваших услуг "единовременному партнеру". А по выезду вручить их сотруднику счет-фактуру и акт выполненных работ/услуг.

[Карпов Андрей Аркадьевич]

=Предполагается высылать счет-договор партнерам без заключенных договоров до момента заезда гостя и в ответном письме уполномоченное лицо присылает скан-копию подписанного счета-договора.
Конечно же желательно иметь договор, но если они бронируют первый раз на одни сутки по безналу, где гарантия того,что оплата счета будет,если не успевают оплатить до заезда гостя.  Брать с каждого гарантийное письмо об оплате или просить скинуть ремарку об оплате тоже не совсем удобно...=

Любой счет на оплату работ/товаров/услуг является одновременно и офертой и договором. Его вы можете выслать в момент бронирования. Если компания за своего сотрудника не заплатила - то вы его не заселяете. В конце концов можете селить по копии/скану платежки с отметкой банка.

[Карпов Андрей Аркадьевич]

=Однако, я не совсем согласна с жесткостью мер по требованию оплаты счета до заезда или взымания денег с гостя, если его организация не успела оплатить проживание сотрудника.
Предлагая новые условия бронирования, без заключения договора, а только после подписания счета-договора можно лояльно настроить к себе гостей и партнеров=

Всем этим Вы только наживаете себе головняки в виде неоплаты, длительного подписания договоров, выбивания долгов. Лояльность таким образом Вы не заработаете. Потому что живет командировочный, а платит не он сам, а его организация. Соответственно такому гостю все равно где жить в Вашем отеле или в любом другом

[Наталья К]

Хорошо,спасибо всем за комментарии...

[Ilya Basalyga]

...Любой счет на оплату работ/товаров/услуг является одновременно и офертой и договором. Его вы можете выслать в момент бронирования...

Полностью согласен. Подавляющее большинство наших корпоративных клиентов оплачивают бронирование по самым обычным счетам и получают потом на руки закрывающие документы. Очень немногие просят договор.

[Oleg Vereshchaka]

Всё так. Но сложности (у ТС) предопределены "первым событием". Закрыть документами проживание не составляет проблем (будь то счёт или договор), проблема в оплате выставленного счёта по факту выезда гостя.

[Ilya Basalyga]

Всё так. Но сложности (у ТС) предопределены "первым событием". Закрыть документами проживание не составляет проблем (будь то счёт или договор), проблема в оплате выставленного счёта по факту выезда гостя.

Т.е. составить такой "правильный" счет, который гарантирует постоплату? Нерешаемая задача, имхо.

[Oleg Vereshchaka]

Похоже, так и есть.

[Наталья К]

 

Всё так. Но сложности (у ТС) предопределены "первым событием". Закрыть документами проживание не составляет проблем (будь то счёт или договор), проблема в оплате выставленного счёта по факту выезда гостя.

Т.е. составить такой "правильный" счет, который гарантирует постоплату? Нерешаемая задача, имхо.

 

Решаемая! Выход - это счет-договор,он совмещает в себе счет и несколько договорных пунктов по оплате и пени, но почему-то никто из форума со мной не соглашается)

[Карпов Андрей Аркадьевич]

Всё так. Но сложности (у ТС) предопределены "первым событием". Закрыть документами проживание не составляет проблем (будь то счёт или договор), проблема в оплате выставленного счёта по факту выезда гостя.

Т.е. составить такой "правильный" счет, который гарантирует постоплату? Нерешаемая задача, имхо.

Решаемая! Выход - это счет-договор,он совмещает в себе счет и несколько договорных пунктов по оплате и пени, но почему-то никто из форума со мной не соглашается)

Наталья, Вы как будто не в России живете. Ну скажите, чем пени, прописанные в счете на оплату отличаются от обычного счета на оплату? И как они стимулируют клиента к своевременной оплате, если клиент не хочет/не может своевременно заплатить? Вы в суд пойдете с этим счетом-договором с пенями?

[Наталья К]

 

Наталья, Вы как будто не в России живете. Ну скажите, чем пени, прописанные в счете на оплату отличаются от обычного счета на оплату? И как они стимулируют клиента к своевременной оплате, если клиент не хочет/не может своевременно заплатить? Вы в суд пойдете с этим счетом-договором с пенями?

 

Да, пойду в суд, а если он не оплатит обычный счет, а услуга будет оказана я в суд пойти не смогу. Счет-договор - счет на оплату+ пункты ДОГОВОРА, подписанный с обеих сторон! а счет на оплату- это просто счет на оплату, я могу его оплатить, а могу и не оплатить и докажите что вы оказали мне услугу, если у вас нет со мной договора и подписанного акта оказания услуг.

 

Вы думаете,что счет на оплату ничем не отличается от счета-договора? Это не совсем так

[Ilya Basalyga]

Да, пойду в суд, а если он не оплатит обычный счет, а услуга будет оказана я в суд пойти не смогу. Счет-договор - счет на оплату+ пункты ДОГОВОРА, подписанный с обеих сторон! а счет на оплату- это просто счет на оплату, я могу его оплатить, а могу и не оплатить и докажите что вы оказали мне услугу, если у вас нет со мной договора и подписанного акта оказания услуг.

Вы думаете,что счет на оплату ничем не отличается от счета-договора? Это не совсем так

1) В большинстве случаев речь будет идти о суммах до 10 тыс. руб. Идти с ними в суд - себе дороже.

2) Кто этот счет-договор подпишет со стороны контрагента? Сам гость скорее всего не является руководителем организации. Можно требовать, чтобы гость приезжал с подписанным.. Но при вашем подходе тут же возникнет новая проблема - гость приехал с неподписанным счетом, а его жалко..

[Наталья К]

 

Да, пойду в суд, а если он не оплатит обычный счет, а услуга будет оказана я в суд пойти не смогу. Счет-договор - счет на оплату+ пункты ДОГОВОРА, подписанный с обеих сторон! а счет на оплату- это просто счет на оплату, я могу его оплатить, а могу и не оплатить и докажите что вы оказали мне услугу, если у вас нет со мной договора и подписанного акта оказания услуг.

Вы думаете,что счет на оплату ничем не отличается от счета-договора? Это не совсем так

1) В большинстве случаев речь будет идти о суммах до 10 тыс. руб. Идти с ними в суд - себе дороже.

2) Кто этот счет-договор подпишет со стороны контрагента? Сам гость скорее всего не является руководителем организации. Можно требовать, чтобы гость приезжал с подписанным.. Но при вашем подходе тут же возникнет новая проблема - гость приехал с неподписанным счетом, а его жалко..

 

1. Если несколько счетов на сумму до 10.000 руб, то можно и в суд сходить...

2. Счет-договор подписанный отправляют сканом сразу по электронной почте после получения

[Ilya Basalyga]

1. Если несколько счетов на сумму до 10.000 руб, то можно и в суд сходить...

Зачем же второй раз без оплаты пускать тех, кто уже раз проштрафился?

 

 

2. Счет-договор подписанный отправляют сканом сразу по электронной почте после получения

Некоторые пользуются такой формой, как гарантийное письмо. Зачем что-то новое придумывать?

[Наталья К]

 

1. Если несколько счетов на сумму до 10.000 руб, то можно и в суд сходить...

Зачем же второй раз без оплаты пускать тех, кто уже раз проштрафился?

 

 

2. Счет-договор подписанный отправляют сканом сразу по электронной почте после получения

Некоторые пользуются такой формой, как гарантийное письмо. Зачем что-то новое придумывать?

 

А если один счет на 25000 рублей?)

Гарантийное письмо нужно составить и не у всех есть шаблон, многие спрашивают как написать, а счет-договор подписал и все.  Разве новое это плохо?!

[Ilya Basalyga]

 

А если один счет на 25000 рублей?)

Гарантийное письмо нужно составить и не у всех есть шаблон, многие спрашивают как написать, а счет-договор подписал и все.  Разве новое это плохо?!

Не новое - плохо, а лучшее - враг хорошего))

В принципе можете сделать 2 в 1 - к счету добавить формулировку "...Гарантируем оплату настоящего счета....Подпись....Печать"

Но проблему неплатежей это вам все равно не решит. 10000 руб. приводились в пример как типичная сумма гостиничного счета, а не как нижняя граница суммы, по которой есть смысл судиться.

[Карпов Андрей Аркадьевич]

А если один счет на 25000 рублей?)
Гарантийное письмо нужно составить и не у всех есть шаблон, многие спрашивают как написать, а счет-договор подписал и все.  Разве новое это плохо?!

Не новое - плохо,... Но проблему неплатежей это вам все равно не решит. 10000 руб. приводились в пример как типичная сумма гостиничного счета, а не как нижняя граница суммы, по которой есть смысл судиться.

Вот именно! никакой счет-договор, гарантийные письма не стимулируют к своевременной оплате. В самом начале Наталья писала, что ее не устраивает низкая платежная дисциплина некоторых гостей. Так вот корень в ней, а не в той форме в которой выписан счет.
Самая лучшая гарантия - деньги на собственном р/счету. А так можно хоть счет высылать, хоть счет-договор, можно полноценный договор + счет на оплату к нему, безотзывный аккредитив. Но если вам не платят, то хоть тонну бумаги переведите, платить не станут. Про заявление в суд - вообще не вариант. Издержки превысят ожидаемую выгоду. А потом какой суд возьмется за спор двух юрлиц стоимостью 200 долларов? только мировой судья, да и то не всякий.